O que é registro retroativo de funcionários? A CLT permite?

As empresas têm a obrigação de formalizar os vínculos empregatícios com seus colaboradores, porém é comum que algumas organizações adiem o registro formal.

Isso pode ocorrer por estratégias internas, como um período de avaliação informal, ou pela tentativa de postergar os custos envolvidos na contratação, como encargos trabalhistas e impostos.

Esse processo envolve registros importantes, como os lançamentos na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), nos livros de registro de empregados e nos sistemas digitais, como o eSocial.

A seguir, entenda o que é o registro retroativo, quando ele pode ser aplicado, o que diz a CLT sobre isso, os riscos e as formas corretas de regularização.

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O que é registro retroativo?

Registro retroativo é quando uma informação essencial da relação de trabalho, como a data de admissão do funcionário, é registrada com uma data anterior ao seu lançamento real nos sistemas oficiais, como o eSocial. 

Isso significa que o trabalhador já começou a prestar serviços, mas só teve sua contratação formalizada posteriormente.

Um exemplo disso, é quando o colaborador inicia suas atividades no dia 1º, mas o empregador só registra a admissão no sistema no dia 10. 

Para corrigir o atraso, a empresa informa no sistema que a data de início foi o dia 1º, como se o registro tivesse ocorrido no momento certo.

Essa prática só deve ser adotada em situações excepcionais, como quando há falhas administrativas reais e nunca por conveniência. 

Confira: Como funciona a admissão digital na prática?

A CLT permite o registro retroativo?

Sim, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) permite que o registro retroativo seja feito, caso seja para corrigir atrasos e reflita fielmente a realidade do vínculo empregatício. 

Nesses casos, é necessário que a empresa assuma todas as obrigações legais, como o pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários de forma retroativa.

De acordo com o artigo 41 da CLT, o empregador deve formalizar o registro do colaborador no momento da admissão, com prazo de alguns dias úteis para realizar a anotação na carteira de trabalho. 

Caso esse prazo não seja cumprido, é possível regularizar a admissão informando a data correta de início das atividades, desde que não haja intenção de fraude ou omissão.

Portanto, a CLT não autoriza explicitamente o registro retroativo, mas também não impede que a empresa regularize uma situação preexistente, caso arque com todas as obrigações legais correspondentes ao período retroativo.

Leia também: O que é necessário para assinar a Carteira de Trabalho? 

Qual o prazo para fazer registro de funcionários?

O prazo para registrar um novo colaborador é de até cinco dias úteis a partir da data em que ele inicia suas atividades, conforme o artigo 29 da CLT. Esse registro deve conter a data de admissão correspondente ao primeiro dia de trabalho do funcionário.

Quando falamos do eSocial é obrigatório que o evento de admissão (S-2200) seja transmitido até um dia útil antes do início das atividades do trabalhador.

Caso o empregador ainda não tenha todas as informações necessárias, é possível enviar um registro preliminar (evento S-2190) com dados básicos, como CPF, data de nascimento e data de admissão, regularizando depois com o envio completo.

Tanto na versão da CTPS digital quanto na física, é preciso constar a data exata de início das atividades, mesmo que o lançamento seja feito após esse prazo. 

Além disso, a empresa deve informar cargo, salário e tipo de contrato, seja ele temporário, de experiência ou efetivo. Caso o envio não ocorra dentro do prazo, a empresa estará sujeita a multas e fiscalizações

Entenda: Contrato temporário na CLT pode ter Consignado privado?

Quais situações podem exigir o registro retroativo do funcionário?

O uso do registro retroativo pode ocorrer em diferentes contextos da rotina trabalhista, principalmente no setor de Departamento Pessoal. Confira a seguir algumas situações frequentes: 

• Admissão após o prazo legal: Quando a empresa não envia o evento de admissão (S-2200) ao eSocial antes do início das atividades do trabalhador. O registro retroativo corrige a data real de admissão
• Pagamentos retroativos de verbas: Aplicável em casos de reajustes salariais decorrentes de convenções coletivas com efeitos retroativos ou em decisões judiciais que reconhecem diferenças salariais
• Mudanças contratuais retroativas: Quando há alterações de cargo, salário, jornada ou local de trabalho que foram aplicadas na prática, mas não formalizadas no sistema
• Férias ou afastamentos não registrados a tempo: As férias devem ser comunicadas com antecedência mínima de 30 dias. Quando não há essa comunicação ou o afastamento não é informado no prazo
• Data de rescisão incorreta: Em alguns casos, principalmente após processos judiciais, pode ser necessário corrigir a data de desligamento do colaborador para refletir a realidade dos fatos
  

Essas situações demonstram que o uso do registro retroativo deve ser sempre bem fundamentado e respaldado por documentos comprobatórios. Dessa forma, a empresa evita riscos legais e garante que os direitos trabalhistas do colaborador sejam respeitados.

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Diferença entre registro retroativo e regularização de vínculo

Apesar de estarem relacionados, o registro retroativo e a regularização de vínculo não são sinônimos. Entender essa diferença é necessário para aplicar corretamente cada um desses procedimentos dentro da legalidade trabalhista.

A seguir, entenda melhor a diferença entre os dois conceitos com a tabela abaixo:

Enquanto o registro retroativo é o meio usado para ajustar datas e informações atrasadas, a regularização de vínculo trata da formalização completa de uma relação de trabalho que estava invisível aos olhos da legislação.

Esse entendimento ajuda empregadores e profissionais de RH a adotar as medidas certas, reduzindo riscos legais e assegurando os direitos trabalhistas dos colaboradores.

Saiba mais: Como funciona o Crédito do Trabalhador para o RH?

Quais são os riscos do registro retroativo para empresas?

Os principais riscos do registro retroativo envolvem penalidades administrativas, encargos financeiros e possíveis complicações judiciais. 

Embora utilizada em alguns casos de correção, pode gerar sérios impactos se não for conduzida de forma correta e transparente, alguns desses problemas são:

• Multas e autuações: conforme o artigo 47 da CLT, empresas que não registram o funcionário dentro do prazo legal estão sujeitas a multas administrativas. O valor pode variar de acordo com o porte da empresa e aumenta em caso de reincidência
• Encargos financeiros: o empregador é obrigado a recolher todos os encargos trabalhistas (FGTS e INSS) desde o primeiro dia efetivo de trabalho. O atraso nesses recolhimentos gera multas e encargos adicionais
• Ações trabalhistas: o registro fora do prazo pode motivar o empregado a ingressar com ações judiciais para reconhecimento de vínculo e cobrança de direitos não pagos, como férias, 13º salário e horas extras
• Inconsistências no eSocial: o envio de eventos com datas retroativas pode gerar erros no sistema, dificultar a transmissão de informações obrigatórias e impedir a emissão de documentos trabalhistas
• Prejuízo aos direitos do trabalhador: registros incorretos podem afetar o cálculo de benefícios como o seguro-desemprego e dificultar a comprovação de tempo de contribuição para aposentadoria

Assim, o registro retroativo deve ser utilizado apenas em casos realmente justificáveis e com documentação comprobatória. Quando feito de forma inadequada, pode trazer sérias consequências legais e financeiras para o empregador.

Continue lendo: Principais direitos trabalhistas que você precisa saber

E quais são as consequências para o trabalhador?

O trabalhador também pode enfrentar consequências prejudiciais quando o registro não é feito no prazo correto, tais como:

• Perda de benefícios: como FGTS, INSS e férias proporcionais no período não registrado
• Dificuldade em comprovar tempo de serviço: o vínculo pode não constar no CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais)
• Complicações em situações de afastamento: a falta de registro ou inconsistência nas informações pode atrasar ou até impedir o recebimento de auxílios, como o auxílio-doença e o salário-maternidade

Além disso, a ausência de registro impede o acesso ao seguro-desemprego e atrapalha o cálculo correto da aposentadoria, já que os períodos sem contribuição reconhecida pelo INSS não são contabilizados no tempo de serviço. 

Isso pode levar o trabalhador a depender de ações judiciais para garantir direitos que deveriam estar automaticamente assegurados.

Por isso, é essencial que o trabalhador esteja atento e exija a formalização do vínculo desde o início das atividades. A regularização não apenas garante acesso a benefícios, como protege em situações imprevistas ao longo da vida laboral.

Qual o valor da multa por registro retroativo?

O não cumprimento do prazo legal para registro de colaboradores pode gerar multas, que conforme o artigo 47 da CLT, os valores variam conforme o porte do negócio:

• Empresas de médio e grande porte: multa de aproximadamente R$ 3.000,00 por empregado não registrado
• Microempresas e empresas de pequeno porte (MEPs): multa de cerca de R$ 800,00 por empregado.

Essas penalidades podem ser agravadas em caso de reincidência, além de acumularem com outras sanções, como juros e correção monetária sobre encargos trabalhistas e tributos pagos fora do prazo. 

Por isso, o registro deve sempre ser feito no momento adequado e com atenção às informações colocadas para evitar prejuízos maiores.

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Como fazer registro retroativo de funcionário?

O processo de registro retroativo deve ser feito com cautela, garantindo a regularização completa junto aos órgãos competentes e evitando falhas no eSocial.

Abaixo confira um passo a passo para entender como fazer um registro retroativo corretamente quando for empregador e o que fazer no caso de ser funcionário. 

Passo a passo para o empregador

Para realizar o registro retroativo de forma segura e de acordo com a legislação, o empregador deve:

1. Realize um diagnóstico detalhado: Revise os contratos e cadastros dos funcionários para identificar possíveis omissões ou erros. Utilize relatórios do sistema de folha de pagamento e do eSocial para detectar inconsistências
2. Documente a situação com provas: Colete todos os documentos que comprovem a atuação do trabalhador desde a data real de início, como e-mails, recibos, fichas de ponto, decisões judiciais ou registros internos
3. Corrija os dados no sistema de folha: Atualize as informações com a data retroativa correta da admissão. Certifique-se de usar os campos e eventos apropriados para garantir a integração correta com o eSocial
4. Envie os dados ao eSocial com justificativa: Informe a data de admissão real e inclua, se necessário, a justificativa no campo apropriado do evento. Mantenha os documentos comprobatórios organizados para possíveis fiscalizações
5. Acompanhe os recibos de entrega: Monitore se os eventos foram aceitos no sistema. Caso haja rejeição, corrija os erros imediatamente. Confirme se as informações foram refletidas corretamente no DCTFWeb e no portal do trabalhador.

Passo a passo para o trabalhador

Já para o colaborador que deseja assegurar que o registro retroativo foi feito de forma correta, pode seguir os seguintes passos:

1. Converse com o empregador e tente resolver a situação de forma amigável
2. Solicite por escrito o registro correto com a data de início das atividades
3. Procure apoio do sindicato caso a empresa se recuse a registrar
4. Formalize uma denúncia junto ao MTE (Ministério do Trabalho) ou entre com ação judicial para reconhecimento de vínculo, se necessário

Sendo assim, o registro retroativo é um recurso importante para corrigir falhas administrativas e regularizar vínculos empregatícios, mas deve ser usado com responsabilidade. 

Tanto empregadores quanto trabalhadores precisam entender os riscos envolvidos, cumprir as exigências legais e manter a transparência nas relações de trabalho. 

Quando aplicado corretamente, o registro retroativo contribui para garantir os direitos trabalhistas e evita complicações legais futuras.

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