CAGED: o que é, para que serve o documento e como funciona?

Se você trabalha com recursos humanos, contabilidade ou está de olho nas estatísticas de emprego do país, já deve ter ouvido falar do CAGED. 

Esse documento é uma peça-chave para compreender a movimentação do mercado de trabalho formal no Brasil, sendo amplamente utilizado por empresas, órgãos públicos e pesquisadores que acompanham os índices de contratação e demissão.

Neste artigo, você vai entender exatamente o que é o CAGED, para que ele serve, como ele funciona na prática e qual sua importância para o controle e a transparência das relações de trabalho. Continue lendo!

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O que é o CAGED?

O CAGED, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um sistema do governo federal que registra mensalmente todas as admissões e demissões de trabalhadores contratados pelo regime da CLT. 

Criado para monitorar a movimentação do emprego formal no Brasil, ele se tornou uma fonte essencial de dados para análises econômicas e políticas públicas voltadas ao mercado de trabalho.

O cadastro reúne informações fornecidas pelas próprias empresas, e inclui apenas vínculos empregatícios formais — ou seja, trabalhadores autônomos e informais não fazem parte desse banco de dados. 

Graças ao CAGED, é possível acompanhar com precisão as oscilações do desemprego e as áreas com maior ou menor geração de postos de trabalho no país.

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Para que serve o CAGED?

O CAGED serve para registrar e monitorar as contratações e demissões formais no Brasil, oferecendo dados precisos sobre o mercado de trabalho. 

Essas informações permitem ao governo acompanhar a situação do emprego no país e desenvolver políticas públicas mais eficazes para geração de postos de trabalho.

Além disso, o sistema é utilizado para estudos estatísticos, projeções econômicas e ações emergenciais, como as implementadas durante a pandemia de 2020, quando os dados do CAGED ajudaram na criação de programas que impulsionaram novas contratações.

Entenda: CLT premium: novo padrão de benefícios para trabalhadores

Quem pode solicitar o CAGED?

Solicitar os registros de trabalho em regime CLT pelo Caged é possível a todos os cidadãos. Veja quem pode solicitar:

Pessoa física e Pessoa Jurídica

• Trabalhador ou trabalhadora que desejar obter os seus vínculos formais celetistas declarados ao CAGED;
• Tribunais de Justiça por intermédio de servidores da Varas ou Secretarias ou Defensoria Pública. 

Para pessoa física, esses passos são necessários para fazer a solicitação: 

• Preenchimento do formulário Pessoa Física;
• Cópia de documento de identificação, como RG, CTPS ou Carteira de motorista;
• Procuração com assinatura igual ao documento de identificação, no caso de solicitação por terceiros.

Já para pessoa jurídica, é necessário um ofício ou Despacho da Justiça ou Defensoria Pública, com CPF ou PIS/PASEP do trabalhador.

Quem deve declarar o CAGED?

Empresas que contratam ou desligam funcionários sob o regime da CLT devem declarar o CAGED sempre que houver movimentação no quadro de empregados. Isso inclui admissões, demissões e transferências com ou sem justa causa.

Porém, desde 2020, quem utiliza o eSocial para registrar essas informações está dispensado da entrega do CAGED, já que os dados passam a ser transmitidos automaticamente por esse sistema.

Leia mais: Principais direitos trabalhistas que você precisa saber

Como fazer a declaração CAGED?

A declaração do CAGED pode ser feita de duas formas: pelo sistema próprio do CAGED ou pelo eSocial, quando aplicável. 

Desde 2020, empresas que utilizam o eSocial para informar admissões e desligamentos de trabalhadores já cumprem essa obrigação automaticamente — sem necessidade de enviar o CAGED separadamente.

Para as empresas que ainda precisam declarar, o processo pode ser feito por meio das seguintes ferramentas oficiais:

ACI CAGED

ACI significa Aplicativo do Caged Informatizado. Esse aplicativo está disponível para download e permite que as empresas sem folha de pagamento e já realizam o Caged  automaticamente. 

Para baixar, clique aqui e acesse o link Novo ACI. 

CAGED Net

O Caged Net é uma outra etapa do processo. A função dele é recolher o arquivo da declaração feita pelo ACI ou pelo sistema de folha de pagamento. 

Depois de analisar a declaração, é para esse sistema que ela deve ser mandada. Existe um passo a passo para entender melhor.

Analisador Web

O Analisador Web é uma alternativa para as empresas que possuem folha própria de pagamento e ele configura o layout dessa folha ao do Caged, para facilitar a comunicação e autenticidade do documento. 

Formulário Eletrônico do CAGED  – FEC

Essa última opção é para empresas que possuem mais de 36 movimentações por mês e todo o  manual para entender como acessar o Formulário Eletrônico.

Quando enviar o CAGED?

As empresas são obrigadas a informar mensalmente as movimentações de seus empregados formais ao sistema do CAGED, respeitando prazos específicos conforme o tipo de evento. 

O envio pode ser mensal ou diário, dependendo da natureza da movimentação realizada — e o não cumprimento dos prazos pode gerar penalidades.

A seguir, você confere quando cada tipo de declaração deve ser enviada:

Quando enviar o CAGED mensal?

O CAGED mensal deve ser enviado até o dia 7 do mês subsequente ao das contratações e demissões realizadas. Esse envio é obrigatório para todas as empresas que ainda não utilizam o eSocial e realizaram movimentações em seu quadro de funcionários regidos pela CLT durante o mês anterior.

Se o dia 7 cair em fim de semana ou feriado, o prazo é antecipado para o último dia útil anterior. Essa rotina ajuda o governo a manter atualizados os dados sobre o mercado de trabalho formal e serve de base para estatísticas e políticas públicas.

Quando enviar o CADEG diário?

O CAGED diário é obrigatório exclusivamente para admissões que envolvam trabalhadores contratados sob o regime da CLT e que tenham direito ao seguro-desemprego. 

Nesses casos, a informação deve ser registrada até um dia antes do início das atividades do novo funcionário.

Esse tipo de envio tem como objetivo evitar fraudes no recebimento do seguro-desemprego, garantindo que o benefício não seja pago indevidamente após uma nova contratação. 

Assim, sempre que uma empresa contratar um trabalhador que esteja recebendo o seguro, a comunicação deve ser feita imediatamente, de forma individualizada.

Confira: Tabela Seguro-Desemprego

Quais são os tipos de movimentações?

Quando falamos em movimentação, existem dois tipos: a admissão e a demissão. O primeiro corresponde a quando a empresa contrata um funcionário e o segundo é sobre o desligamento do mesmo.

Os dois tipos exigem coisas diferentes da empresa em relação ao CAGED. Confira:

Admissão

Os documentos apresentados em caso de admissão devem ser: 

• Data da admissão;
• Quantas horas foram acertadas em contrato;
• Salário contratual;
• CBO.

Demissão

Na demissão, os documentos exigidos são basicamente os mesmos. O que vai mudar é que a empresa precisa justificar qual o tipo de dispensa está sendo feito.

Após isso, a empresa deve apresentar: 

• Data de admissão do colaborador;
• Horas contratuais;
• Salário;
• Cargo (CBO);
• Dia do desligamento. 

O que acontece se não declarar o CAGED?

O atraso no envio das informações do CAGED pode resultar em multa para a empresa, por isso é importante estar atento aos prazos. 

E essa multa não é muito barata. Segundo a lei, o valor é de 1/3 do salário mínimo regional por empregado.

Se as informações forem enviadas dentro de 60 a 90 dias após o prazo, a multa pode ser de 1/9 e 1/6, respectivamente.

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