Despesas de uma empresa: quais são as principais? 

Toda empresa tem gastos. Mas nem todo gasto é igual, e tratar despesas como um bloco único é um dos erros mais comuns entre empreendedores.

Classificar bem as despesas é o que permite entender onde o dinheiro está saindo e qual é o lucro real do negócio.

Neste guia, você encontra os principais tipos de despesas, exemplos práticos e como organizar tudo de forma simples.

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O que são despesas de uma empresa?

Despesas são os gastos necessários para manter a empresa funcionando, mas sem ligação direta com a produção ou entrega do serviço.

A diferença em relação ao custo é importante: o custo está ligado ao que é produzido, enquanto a despesa mantém a estrutura operando.

Saber onde o dinheiro está sendo gasto é o primeiro passo para reduzir prejuízo e tomar decisões mais seguras.

Veja também: Gastos mensais: como organizar e controlar?

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Qual a diferença entre gasto, custo e despesa?

Essa é a dúvida mais comum de quem está começando a organizar as finanças do negócio. Vamos usar uma padaria como exemplo para deixar tudo claro.

O que é gasto?

Gasto é o termo mais amplo e representa qualquer desembolso de dinheiro feito pela empresa, seja para produzir, vender ou manter a estrutura.

Todo custo e toda despesa são gastos, mas nem todo gasto é custo ou despesa de forma isolada.

A padaria comprou um forno novo. Isso é um exemplo de gasto que ainda precisa ser classificado.

O que é custo?

Custo é o gasto diretamente ligado à produção do produto ou à entrega do serviço. Se a empresa parar de produzir, o custo deixa de existir.

Por exemplo, os ingredientes que a padaria usa para fazer os bolos são custos. Sem eles, não há produto para vender.

O que é despesa?

Despesa é o gasto necessário para manter a empresa funcionando, mas que não entra diretamente no produto ou serviço entregue ao cliente.

O aluguel da padaria e o salário da atendente do caixa são despesas. O bolo não depende deles para existir, mas a empresa sim.

Leia também: Custo fixo e variável: entenda a diferença com exemplos

Quais são os principais tipos de despesas de uma empresa?

As despesas podem ser classificadas por mais de um critério ao mesmo tempo. Uma mesma despesa pode ser fixa, operacional e administrativa ao mesmo tempo. Conheça os principais critérios:

Despesas fixas

São aquelas que não mudam de valor independentemente do volume de vendas ou produção. Existem todo mês, venha faturamento ou não.

• Aluguel do espaço
• Plano de saúde dos funcionários
• Mensalidade de softwares
• Salário fixo da equipe

Some todas as despesas fixas. Esse número é o mínimo que você precisa faturar para não sair no prejuízo.

Despesas variáveis

São as que oscilam conforme o volume de negócio. Quanto mais a empresa vende ou produz, mais essas despesas crescem.

• Comissão de vendedores
• Embalagens
• Frete de entrega
• Taxa de maquininha

Calcule o percentual que as despesas variáveis representam sobre cada venda e inclua esse valor no preço.

Despesas operacionais

São todos os gastos relacionados ao funcionamento regular do negócio, ou seja, o que é necessário para operar no dia a dia.

• Aluguel
• Folha de pagamento
• Conta de energia
• Internet e telefone
• Material de escritório

Revise esses contratos a cada seis meses. Condições antigas costumam estar defasadas em relação ao mercado.

Despesas não operacionais

São gastos que não fazem parte da atividade principal da empresa, geralmente pontuais ou decorrentes de eventos inesperados.

• Multas
• Juros sobre atrasos
• Perdas em operações financeiras
• Baixa de bens do ativo

Despesas não operacionais recorrentes são sinal de alerta. Se multas aparecerem todo mês, o fluxo de caixa precisa de atenção.

Despesas administrativas

São os gastos para manter a estrutura de gestão da empresa funcionando, independentemente da área comercial ou de produção.

• Salário de gerentes e diretores
• Honorários de contador
• Aluguel do escritório
• Assinatura de ferramentas de gestão

Custos administrativos tendem a crescer sem que ninguém perceba. Uma revisão anual pode revelar gastos que viraram rotina sem necessidade.

Despesas comerciais ou de vendas

São os gastos diretamente ligados ao processo de vender, atrair clientes e fechar negócios.

• Comissão de vendedores
• Campanhas de marketing
• Participação em feiras e eventos
• Material promocional

Divida o total de despesas comerciais pelo número de novos clientes. Esse é o seu custo de aquisição de cliente, um número essencial para precificar bem.

Despesas financeiras

São os custos gerados pelo uso de capital de terceiros, como juros, tarifas bancárias e encargos sobre empréstimos.

• Juros de empréstimo
• Tarifas de conta PJ
• IOF sobre operações de crédito
• Encargos de antecipação de recebíveis

Despesas financeiras altas geralmente indicam falhas no caixa que poderiam ser resolvidas com melhor planejamento de fluxo.

Despesas tributárias

São os impostos e obrigações fiscais que a empresa precisa recolher para manter o CNPJ regular.

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto Sobre Serviços (ISS)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)

O regime tributário certo pode reduzir bastante essas despesas. Um contador pode indicar se Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real é mais vantajoso para o seu caso.

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Leia também: Despesas fixas e variáveis: como identificar e controlar

Quais são as despesas mais comuns de uma pequena empresa ou MEI?

Quem tem um CNPJ pequeno convive com despesas bem específicas. Para o pequeno e o micro empreendedor, as mais comuns geralmente incluem custos operacionais e administrativos essenciais para manter o negócio em funcionamento.

• DAS-MEI: A contribuição mensal em 2026 varia entre R$81,05 e R$87,05, cobrindo INSS, ISS e/ou ICMS dependendo da atividade.
• Aluguel ou coworking: costuma ser a maior despesa fixa para quem não trabalha de casa
• Conta PJ digital: bancos digitais têm tarifas menores que os tradicionais, vale comparar
• Contador ou MEI Fácil: para declaração simples, o app MEI resolve gratuitamente
• Taxa de maquininha: varia entre 1% e 4% por transação, dependendo da bandeira e do prazo
• Internet e telefone: essenciais para operar, mesmo que sejam planos básicos
• Fornecedores e insumos: dependendo do segmento, podem ser os maiores gastos mensais

Como classificar as despesas da empresa em 5 passos

O próximo passo é criar um processo para classificá-las corretamente todo mês, sem depender da memória ou de anotações soltas.

1. Mapeie todos os gastos do mês: reúna extrato bancário, notas fiscais e recibos, sem deixar nenhum lançamento de fora
2. Separe pessoais de empresariais: qualquer gasto pessoal na conta PJ deve ser tratado como retirada, não como despesa da empresa
3. Classifique por critério: defina se cada gasto é fixo ou variável, operacional ou não, e a qual área pertence
4. Vincule cada despesa a um centro de custo: se a empresa tem mais de uma área ou produto, alocar despesas por setor ajuda a identificar onde está o gasto real
5. Revise mensalmente: contratos novos, reajustes e novos serviços precisam ser atualizados para o controle continuar fazendo sentido

Por que separar finanças pessoais e empresariais é essencial?

Misturar as contas pessoais com as da empresa é um dos erros mais caros para pequenos negócios.

Quando as contas se misturam, o cálculo do lucro real fica distorcido. A empresa pode parecer lucrativa quando está sendo sustentada pelo dinheiro pessoal do dono.

Há também o impacto no crédito. Bancos avaliam a saúde financeira do CNPJ para conceder crédito, e um histórico desorganizado reduz as chances de aprovação.

Uma regra prática é o pró-labore: definir um valor fixo mensal como o “salário” do dono, registrado como despesa da empresa.

Em vez de tirar dinheiro do caixa quando precisar, o empreendedor recebe um valor fixo todo mês, como qualquer funcionário.

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Como o controle de despesas impacta o lucro do negócio?

Um exemplo simples mostra como pequenas reduções em despesas têm impacto desproporcional no lucro.

Imagine uma empresa que fatura R$10.000,00 por mês com despesas totais de R$8.500,00. O lucro é de R$1.500,00, ou 15% do faturamento.

Com uma revisão de despesas, a empresa corta R$500,00 mensais em assinaturas, fornecedores e planos.

As despesas caem para R$8.000,00 e o lucro sobe para R$2.000,00. Isso representa um aumento de 33% no lucro com apenas 5% de corte nas despesas.

Cada real economizado em despesa vai direto para o lucro, sem precisar vender mais ou aumentar preço.

Leia mais: Administração financeira: o que é e como aplicar na prática

Como manter a saúde financeira do seu negócio em dia?

Organizar as despesas é o primeiro passo, mas mesmo com controle, podem surgir momentos em que o caixa aperta, um equipamento que quebra, um fornecedor que antecipa o vencimento ou uma oportunidade que exige investimento rápido.

Para quem concilia CLT com um negócio próprio, existem alternativas de crédito com custo muito menor do que o cheque especial ou o cartão PJ.

O empréstimo consignado CLT usa o desconto em folha como garantia, o que reduz o risco para o banco e resulta em taxas muito mais baixas do que as do cartão de crédito ou cheque especial. É uma das linhas de crédito mais acessíveis disponíveis para trabalhadores com carteira assinada.

Na meutudo, a contratação é 100% digital e rápida, pelo celular, sem burocracia ou agência. A análise de crédito é flexível, aceitando negativados. Após aprovação, o dinheiro é liberado rapidamente para cobrir emergências, equilibrar o fluxo de caixa ou aproveitar oportunidades.

As parcelas cabem no orçamento porque já saem direto do salário, e podem ser dividas de 3 a 48.

Quem tem saldo no FGTS pode considerar a Antecipação Saque-Aniversário. Você adianta até 5 parcelas do seu fundo sem comprometer o salário mensal. 

O dinheiro cai via Pix entre 10 minutos e 24 horas úteis, e o pagamento das parcelas contratadas é feito com o próprio FGTS na época do aniversário. 

Vale considerar que, ao aderir ao Saque-Aniversário, você abre mão do saque total em caso de demissão, então pesa isso antes de decidir.

Para quem tem essa preocupação, o Seguro Renda FGTS da meutudo é uma proteção que garante o pagamento das parcelas da Antecipação Saque-Aniversário em caso de demissão sem justa causa. 

Assim, você aproveita o crédito com mais tranquilidade, sem correr o risco de ficar desprotegido em um momento difícil.

No aplicativo meutudo, você simula as duas opções de graça e sem compromisso. Fazer o cadastro é rápido, leva poucos minutos e pode ser feito direto pelo celular, sem precisar ir a nenhuma agência. Veja o passo a passo para começar:

Passo a passo de cadastro no aplicativo meutudo

Você pode baixar e instalar gratuitamente o nosso aplicativo na sua loja de aplicativos, PlayStore ou App Store.

1.

Na tela inicial, clique no botão “Criar meu cadastro agora”.

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2.

Informe seu nome completo, celular e e-mail que você tenha acesso fácil. Em seguida, leia os termos e, caso esteja de acordo, clique no botão “Continuar”.

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3.

Escolha os tipos de produtos que você se interessa.

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Insira o seu CPF e depois clique no botão "Continuar".

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Insira sua data de nascimento e depois clique no botão "Continuar".

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Um código de 4 dígitos será enviado por SMS para o número de celular cadastrado. Insira o código no aplicativo e continue.

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7.

Para finalizar, crie uma senha de acesso para seu cadastro, seguindo as instruções na tela. Lembre-se de guardar a senha em segurança. Em seguida, clique no botão “Criar senha”.

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8.

Cadastro concluído! Seja bem-vindo (a) ao app meutudo.

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9.

Ainda mais segurança: agora você pode cadastrar sua biometria e acessar o aplicativo meutudo sem precisar de senha. Aproveite!

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