CRF FGTS: entenda o que é o Certificado de Regularidade e como emitir

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é um documento que comprova se uma empresa está em dia com suas obrigações relacionadas ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

Para a empresa, manter o CRF regular é importante para comprovar a situação perante o FGTS. Já para o trabalhador, entender o certificado ajuda a acompanhar se os depósitos estão sendo feitos corretamente.

Neste conteúdo, você vai entender o que é CRF FGTS, por que ele é importante, como consultar e como emitir o certificado, além de saber o que fazer caso identifique alguma irregularidade.

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O que é o CRF FGTS?

O Certificado de Regularidade do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é um documento emitido pela Caixa Econômica Federal que comprova que a empresa está em dia com as obrigações relativas ao FGTS, conforme as leis trabalhistas.

Para a empresa, manter o CRF válido é fundamental para conseguir participar de licitações, obter crédito e realizar determinadas operações que exigem comprovação de regularidade.

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Para o trabalhador, o CRF também é relevante porque comprova que a empresa está regular com os depósitos do FGTS. No entanto, o certificado não substitui a consulta individual do saldo e dos depósitos do FGTS pelo trabalhador.

Conforme o artigo 15 da Lei nº 8.036, a empresa deve depositar até o vigésimo de cada mês o equivalente a 8% do salário bruto do trabalhador, sem desconto do salário. 

O valor é depositado em uma conta vinculada ao trabalhador e pode ser sacado em situações previstas em lei, como demissão sem justa causa.

O CRF também pode ser emitido por empresas que têm dívidas parceladas ou com exigibilidade suspensa, desde que a empresa cumpra as condições estabelecidas para a regularidade.

Como funciona e para que serve o CRF FGTS?

O Certificado de Regularidade do FGTS é responsável por garantir que a empresa esteja regular em relação às suas obrigações relacionadas aos depósitos do Fundo de Garantia de seus funcionários e, por isso, é exigido em várias situações que envolvem negócios e contratos.

Na prática, esse documento é utilizado para:

• Participar de licitações públicas e concorrências governamentais
• Conseguir financiamentos e linhas de crédito bancário, incluindo operações que usam o FGTS como garantia
• Firmar contratos e convênios com órgãos públicos em todas as esferas
• Comprovar a regularidade fiscal da empresa em operações comerciais diversas

Assim, manter o CRF em regularidade é fundamental para a empresa cumprir a lei, possibilitar oportunidades de negócio, garantir credibilidade no mercado e assegurar ao funcionário que seus direitos trabalhistas estão protegidos.

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Quando o certificado é obrigatório?

O CRF FGTS é obrigatório para qualquer empresa que precisa comprovar para órgãos públicos e privados que está em dia com os depósitos e demais encargos relacionados ao Fundo de Garantia.

A exigência ocorre em situações específicas previstas em lei, principalmente em relações comerciais, financeiras e administrativas, nas quais a empresa precisa demonstrar sua regularidade perante o FGTS.

A seguir, confira as principais situações em que o Certificado de Regularidade do FGTS pode ser exigido:

• Obtenção de favores (créditos, isenções, subsídios, auxílios, outorga ou concessão de serviços) ou quaisquer outras vantagens concedidas por órgãos da administração federal, estadual ou municipal
• Obtenção de empréstimos ou financiamentos com instituições financeiras oficiais da União, dos estados ou dos municípios
• Habilitação e licitação promovida por órgãos federais, estaduais e municipais direta e indireta
• Transferência de endereço de uma empresa de um país para outro
• Registro ou arquivamento de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto, ou de qualquer documento que modifique a estrutura jurídica do empregador

Mas, se você é trabalhador, basta consultar seu saldo do FGTS usando o aplicativo FGTS, não sendo necessário ter acesso ao certificado.

Como consultar e emitir a Certidão de Regularidade (CRF) do FGTS?

A emissão da Certidão de Regularidade do FGTS é feita através do site da Caixa, que administra o Fundo de Garantia.

Siga o passo a passo abaixo para fazer a emissão:

1. Acesse o site da Caixa, selecione a opção “Para sua empresa” e depois “Todos os produtos”
2. Role a tela para baixo e, na área “Serviços Financeiros”, selecione “Pagamento de FGTS”
3. Role a tela para baixo e clique em “Consulta CRF”
4. Selecione o tipo de inscrição (CPF ou CNPJ) e digite o número da inscrição
5. Por último, selecione a UF (seu estado) e clique em “Consultar”
6. O resultado será exibido informando se a empresa está ou não em situação regular
7. Se sua empresa estiver regular, é possível imprimir o certificado de regularidade clicando na opção “Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF”.

As imagens a seguir mostram como funciona esse processo na prática:

Nesta página, informe o CNPJ ou CEI da empresa em questão, bem como o código de segurança captcha exibido na tela. Em seguida, clique em “Consultar”;

Você terá o resultado exibido uma tela informando se a empresa está ou não em situação regular, como no exemplo a seguir.

Caso esteja regular, é possível imprimir o certificado de regularidade clicando na opção “Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF”.

O que é necessário para a emissão?

Para emitir o certificado de regularidade do FGTS, a empresa deve ter seus registros realizados corretamente.

Na consulta e emissão do certificado é necessário ter em mãos o número do CNPJ da empresa ou o número do CEI.

Se o empregador não estiver em conformidade com as obrigações do FGTS, mesmo informando esses dados, o CRF não será liberado pela Caixa Econômica Federal.

Nesse caso, é preciso que o empregador regularize a situação para conseguir emitir o CRF.

Posso emitir a Certidão do FGTS apenas com o CNPJ?

Sim. É possível emitir o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) informando apenas o CNPJ da empresa e o estado (UF) no portal oficial da Caixa Econômica Federal.

A consulta é pública e gratuita, e pode ser realizada por qualquer pessoa pela internet para verificar se a empresa está regular com suas obrigações relacionadas ao FGTS.

O que pode impedir a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS?

A emissão do Certificado de Regularidade FGTS pode ser impedida por diversos fatores, que podem ir de débitos à divergência de valores nos depósitos do FGTS.

Confira abaixo a lista dos principais motivos que podem causar irregularidades e impedir a emissão do seu certificado de regularidade:

• Débitos pendentes de qualquer tipo: administrativo, inscrito, ajuizado, confessado, parcelamentos em atraso
• Diferenças de valor no recolhimento do FGTS dos funcionários
• Situações judiciais em aberto ou inscrições em dívida ativa
• Irregularidades no cadastro da empresa junto à Caixa Econômica Federal
• Suspeitas de irregularidade nos recolhimentos do Fundo, seja nas datas de pagamento ou nos valores depositados
• Rescisões contratuais não regularizadas, ou seja, trabalhadores que saíram da empresa e não tiveram todos os direitos rescisórios respeitados

Caso você seja impedido de emitir seu certificado, identifique junto à Caixa qual situação precisa ser regularizada, e após resolver, apresente a documentação que comprove a resolução do problema, para ter a certificação liberada.

Quem pode obter o CRF FGTS?

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) pode ser obtido por qualquer empregador cadastrado no sistema do FGTS que esteja em dia com os pagamentos e demais obrigações relacionadas ao Fundo.

Isso inclui empresas privadas, órgãos públicos e outros empregadores vinculados ao FGTS, microempreendedores que tenham funcionário e empregadores pessoas físicas.

Para emitir o CRF FGTS, o empregador precisa cumprir alguns requisitos: 

• Estar em dia com o pagamento das contribuições mensais de todos os trabalhadores, até o dia 20 de cada mês, conforme estabelece o art. 15 da Lei nº 8.036/1990
• Manter o cumprimento das obrigações com o Fundo de Garantia de Tempo de Serviço, tanto financeiras, quanto cadastrais e operacionais
• Estar em dia com o pagamento das contribuições sociais previstas na Lei Complementar nº 110/2001 e, quando houver, dos empréstimos lastreados com recursos do FGTS

Vale ressaltar que se houver alguma pendência, é necessário regularizar a situação antes de conseguir o certificado. A consulta do CRF, por outro lado, pode ser feita por qualquer pessoa interessada em verificar a situação de uma empresa.

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Como atualizar o Certificado de Regularidade do FGTS?

A atualização do Certificado de Regularidade do FGTS ocorre após a regularização das informações ou pendências da empresa no sistema do FGTS. Quando tudo estiver correto, o novo certificado pode ser emitido pelo portal da Caixa.

Se a atualização necessária for referente ao endereço da empresa no CRF, é possível solicitar a alteração pelo sistema Gerir Demandas da Caixa. O processo é feito seguindo o passo a passo abaixo:

1. Acesse o site Gerir Demandas Caixa e use suas credenciais (CPF ou NIS
2. ¨% e senha) para entrar ou clique na opção “Acessar com Certificado Digital”
3. Selecione a empresa cujo endereço você quer atualizar
4. Você será direcionado a outra página; localize e escolha a opção “Entrada de dados”, em seguida selecione “Nova demanda”
5. Na próxima tela, localize o campo “Dados da Demanda” e selecione “Alteração de endereço do CRF”
6. Na lista da nova página, surgirá a mensagem “O pedido se refere exclusivamente a alteração do endereço no CRF?”; clique em “Sim” ao lado direito
7. Responda se a empresa já realizou uma alteração de endereço no conectividade social
8. Após responder as perguntas, você poderá inserir o novo endereço atualizado da empresa
9. Insira o contato da empresa na área de informações complementares e clique em “Confirmar”
10. Na página seguinte, selecione a opção “Documento Único” e insira o arquivo em PDF do Cartão de CNPJ da empresa ou o Comprovante CEI
11. Role a tela para baixo até o fim e selecione a opção “Salvar”
12. Na próxima tela, deve aparecer a mensagem “Executado com sucesso”, confirmando seu pedido de alteração de endereço.

Após seguir esses passos, basta aguardar o prazo de atualização dos dados inseridos. Você poderá visualizar a data final do prazo em “data de vencimento”.

Caso necessário, também é possível imprimir este protocolo de abertura de atendimento, para comprovar a solicitação.

O que fazer se o CRF FGTS estiver irregular?

Quando o CRF está irregular, significa que a empresa possui pendências nos depósitos do FGTS ou algum erro nos dados enviados.

De acordo com o Decreto nº 99.684/1990, a regularidade do empregador perante o FGTS é comprovada pelo CRF e exige que as obrigações com o fundo estejam em dia.

O primeiro passo para resolver esse problema é identificar onde está a pendência, e então, resolver o problema o quanto antes. A empresa deve:

• Consultar os extratos de recolhimento do FGTS para verificar se todos os depósitos foram feitos corretamente
• Checar se houve atrasos, falhas ou divergências nos pagamentos
• Regularizar os valores pendentes ou corrigir as informações diretamente com a Caixa Econômica Federal

Após a regularização, o CRF volta a ficar disponível para emissão. Essa consulta pode ser feita tanto por pessoas jurídicas quanto por pessoas físicas ligadas ou não à empresa, garantindo transparência sobre a situação do FGTS.

Vale lembrar que a certidão tem validade de 30 dias a partir da data de emissão e pode ser renovada a partir do 26º dia de validade, ou seja, 5 dias antes do vencimento, conforme afirma a Caixa Econômica Federal.

Durante esse período, é possível que você tenha dois certificados vigentes de forma simultânea.

Qual a diferença entre CND e CRF?

A principal diferença entre CND (Certidão Negativa de Débitos) e CRF (Certidão de Regularidade do FGTS) está no órgão emissor e no tipo de obrigação que cada documento comprova.

• CND: é um termo usado para certidões que comprovam a inexistência de débitos perante determinado órgão público. No caso de tributos federais e contribuições previdenciárias, a certidão é emitida pelos órgãos competentes da União, como a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. 

• CFR FGTS: é o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa Econômica Federal, que comprova a regularidade da empresa em relação às obrigações do Fundo de Garantia.

Portanto, apesar de ambos servirem para comprovar regularidade, a CND e o CRF FGTS não são o mesmo documento. A CND está relacionada a débitos fiscais ou previdenciários, conforme o tipo de certidão, enquanto o CRF trata especificamente das obrigações relacionadas ao FGTS.

Se a empresa está irregular no CRF, isso afeta o meu FGTS que já foi depositado?

Não, mesmo que a empresa empregadora esteja com o CRF irregular, isso não afeta o saldo do FGTS já depositado aos funcionários.

A Lei nº 8.036/1990 estabelece que as contas vinculadas em nome dos trabalhadores são absolutamente impenhoráveis.

Os valores já depositados ficam registrados na conta vinculada do trabalhador e não podem ser utilizados para quitar dívidas ou despesas da empresa. 

A própria lei citada estabelece que as contas vinculadas em nome dos trabalhadores são absolutamente impenhoráveis.

No entanto, apesar de o saldo já depositado não correr riscos, as pendências que deixaram o CRF da empresa irregular podem indicar que os repasses não estão sendo feitos corretamente.

A existência de pendências relacionadas às obrigações do FGTS pode impedir a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF).

Como vimos, o CRF é fundamental para a empresa que possui um ou mais funcionários CLT comprovar sua regularidade fiscal e ter acesso a benefícios. Esperamos ter ajudado você a entender mais sobre o tema!

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