Autenticação de documentos: o que é, tipos e como funciona

A autenticação de documentos é o processo pelo qual uma cópia recebe atestado de idêntica ao original, com o mesmo valor jurídico, por tabelião em cartório ou via plataforma digital.

Na prática, ela é exigida em situações que demandam comprovação formal de veracidade: transações legais, processos judiciais, contratos comerciais e imobiliários, matrículas escolares, abertura de contas bancárias e solicitação de vistos, entre outros.

Com a crescente digitalização dos processos, entender como funciona cada tipo de autenticação e quando utilizá-la evita contratempos e garante segurança em qualquer procedimento, seja em formato físico ou digital.

Neste artigo, vamos explicar o conceito, os tipos de autenticação e as etapas envolvidas nesse processo. Confira todos os detalhes a seguir.

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O que é autenticação de documentos?

A autenticação de documentos é o procedimento usado para confirmar que uma cópia de um documento é idêntica ao original.

Realizada principalmente em cartórios ou por meio de plataformas digitais, ela garante que o conteúdo do documento autenticado seja fiel ao original, conferindo validade jurídica ao mesmo.

Esse processo é amplamente utilizado em transações legais, processos judiciais, acordos contratuais e outras situações que exigem confiança na autenticidade de documentos.

Quais são os tipos de autenticação de documentos?

Existem diferentes formas de autenticar documentos, cada uma atendendo a necessidades específicas. Os principais tipos são:

Autenticação em cartório

Realizada em um cartório de notas, esse tipo de autenticação confirma que a cópia de um documento é fiel ao original. Para isso, é necessário apresentar o documento original para análise e conferência.

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Autenticação digital

Com o avanço da tecnologia, a autenticação digital ganhou espaço. Por meio de certificados digitais, como o ICP-Brasil, é possível validar documentos eletrônicos, garantindo segurança e validade jurídica.

A principal plataforma para isso é o e-Notariado, criada pelo Colégio Notarial do Brasil, que permite autenticação por videoconferência com tabelião. 

Reconhecimento de firma

Embora não seja uma autenticação em si, o reconhecimento de firma confirma que a assinatura em um documento foi feita por uma pessoa específica. Isso é especialmente útil em contratos e declarações.

Leia também: Como fazer assinatura de documentos digitalmente e grátis? 

Apostila da Haia

Voltado para documentos que serão utilizados no exterior, o apostilamento certifica a autenticidade de documentos brasileiros em países signatários da Convenção de Haia.

Cada tipo de autenticação tem sua aplicação ideal, dependendo do contexto e da necessidade do documento.

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Quando é necessário autenticar um documento?

A autenticação de documentos é exigida em diversas situações, especialmente para evitar fraudes e garantir a confiança entre as partes envolvidas.

Alguns exemplos incluem:

• Contratos: em transações comerciais ou imobiliárias, onde é importante assegurar a validade do documento

• Processos judiciais: para apresentar provas ou documentos em tribunais

• Provas documentais: em matrículas escolares, abertura de contas bancárias ou solicitações de vistos

• Atos internacionais: quando documentos precisam ser utilizados em outros países

A necessidade da autenticação depende das exigências legais ou dos requisitos das partes envolvidas no processo.

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Como autenticar documentos no cartório: passo a passo

A autenticação em cartório é um processo simples, mas que segue uma série de etapas para garantir a segurança e a validade do documento. Saiba como funciona:

• Apresentação do documento original: o interessado deve levar o documento original ao cartório

• Análise pelo tabelião ou escrevente: o profissional verifica se o documento é válido, legível e não contém rasuras

• Produção da cópia autenticada: uma cópia do documento é feita pelo próprio cartório para garantir que não haja alterações

• Carimbo e assinatura: o cartório aplica um selo ou carimbo de autenticação e o tabelião ou escrevente assina, conferindo validade à cópia

Esse processo garante que a cópia autenticada tenha o mesmo valor jurídico do documento original em situações específicas.

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Como fazer autenticação digital de documentos

A autenticação digital é um método moderno e eficiente que utiliza tecnologia para validar documentos eletrônicos.

Com a digitalização crescente, essa modalidade vem ganhando destaque. O processo geralmente ocorre da seguinte forma:

• Certificado digital: o documento deve ser assinado com um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, como o ICP-Brasil

• Plataformas de autenticação: existem plataformas específicas que permitem carregar o documento e realizar sua validação digitalmente

• Validação jurídica: a assinatura digital é criptografada e vinculada ao signatário, garantindo segurança e validade jurídica

Esse método elimina a necessidade de deslocamento até um cartório, tornando o processo mais ágil e econômico.

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Como autenticar documento pelo e-Notariado

O e-Notariado é a plataforma oficial criada pelo Colégio Notarial do Brasil para autenticação digital de documentos com validade jurídica equivalente ao cartório presencial.

O processo pode ser feito sem sair de casa e segue um passo a passo simples:

1. Acesse o site e-notariado e crie sua conta
2. Obtenha o certificado digital notarial: emitido presencialmente em qualquer cartório participante no mesmo dia, com RG e comprovante de residência
3. Faça o upload do documento que deseja autenticar diretamente na plataforma
4. O tabelião confere por videoconferência e assina o documento digitalmente após verificar a autenticidade
5. Receba o documento autenticado por e-mail, com validade jurídica imediata

O certificado digital notarial é gratuito, sendo cobrada apenas a taxa do ato notarial, cujo valor varia por estado.

Quais documentos podem ser autenticados?

Praticamente qualquer documento pode ser autenticado, desde que seja original e não contenha indícios de fraude ou rasuras. Os exemplos mais comuns incluem:

• Documentos pessoais: RG, CPF, CNH e certidões (nascimento, casamento, óbito)
• Documentos acadêmicos: diplomas, históricos escolares
• Contratos: de aluguel, compra e venda, prestação de serviços
• Comprovantes e declarações: comprovantes de residência, declarações médicas

É importante lembrar que, para a autenticação, o documento precisa estar em bom estado de conservação e ser legível.

A autenticação de documentos é um procedimento indispensável em várias áreas, seja para garantir segurança em transações ou para cumprir exigências legais.

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Com os avanços tecnológicos, a autenticação digital está se consolidando como uma alternativa prática e eficiente.

Agora que você sabe o que é, como funciona e quando a utilizar, fica mais fácil decidir a melhor forma de autenticar seus documentos.

Tem como autenticar documento de graça?

Sim. A gratuidade na autenticação de documentos está prevista na Lei 8.935/1994, art. 45, §1º, que garante o serviço sem custo para quem não tem condições financeiras de arcar com as taxas cartoriais.

O processo é simples. O interessado apresenta uma declaração escrita de próprio punho afirmando hipossuficiência econômica, ou seja, que não tem condições de pagar pelo serviço.

Não é necessário apresentar nenhuma documentação adicional para comprovar a situação financeira. A declaração, por si só, é suficiente para ter direito à gratuidade.

Para pessoas analfabetas, a declaração pode ser assinada por duas testemunhas no lugar do próprio interessado, garantindo o acesso ao serviço para todos.

Vale lembrar que a gratuidade cobre a taxa do ato notarial. O certificado digital notarial para autenticação pelo e-Notariado já é gratuito para todos, independentemente da condição financeira

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